« Les entreprises de l’événementiel cherchent à aller toujours plus loin dans la digitalisation de leur activité » : entretien avec Yoan Bertin, CEO d’Intrapole et EventSoft

Intrapole s’est imposé comme un acteur clé de la digitalisation dans l’événementiel avec son logiciel EventSoft. Partenaires depuis 2016, Coffreo et EventSoft ont développé une intégration solide entre leurs solutions, permettant aux employeurs de gagner en efficacité et aux salariés de profiter d’une expérience simple et fluide.

Dans cet entretien, Yoan Bertin, CEO d’Intrapole, revient sur le rôle central de la digitalisation dans l’événementiel, et explique en quoi l’alliance avec Enso au travers de sa solution Coffreo représente un atout majeur pour les entreprises du secteur.

Bonjour Yoan Bertin, ce n’est pas la première fois que vous vous prêtez au jeu de l’interview pour notre blog. Depuis le dernier entretien, c’est-à-dire en 2023, comment ont évolué Intrapole et le logiciel EventSoft ?

Depuis 2023, nous poursuivons un objectif clair : devenir le prestataire digital de référence pour les entreprises de l’événementiel. Pour y parvenir, nous avons structuré nos équipes : deux nouveaux commerciaux nous ont rejoints, nous avons renforcé notre pôle technique, recruté une responsable communication et intégré un chef de projet interne. Notre but, derrière tout ça, est de mieux accompagner nos clients.

Nous avons également franchi une étape importante avec notre première opération de croissance externe grâce à l’acquisition de Locasyst, un logiciel spécialisé dans la gestion du parc matériel événementiel. Beaucoup de nos clients utilisaient déjà à la fois EventSoft et Locasyst, il nous paraissait donc naturel d’ajouter cette brique à notre offre.

Enfin, côté EventSoft, nous continuons d’enrichir la solution avec de nouvelles fonctionnalités tout en améliorant l’existant. Dernier exemple en date : notre nouveau produit de gestion des notes de frais, qui simplifie considérablement le quotidien de nos utilisateurs.

Ces deux dernières années, quels grands changements avez-vous constatés dans le secteur de l’événementiel, notamment en matière de gestion RH ?

Depuis deux ans, nous observons que les entreprises de l’événementiel cherchent à aller toujours plus loin dans l’automatisation et la digitalisation de leur activité. Prenons le cas des notes de frais : aujourd’hui, il est bien plus simple de passer par une solution intégrée comme EventSoft que de gérer des justificatifs papier. L’émargement digital est un autre exemple : dans notre logiciel, il est désormais possible de signer directement en ligne, ce qui fait gagner des heures à nos utilisateurs.

Les entreprises veulent renforcer cette logique de digitalisation pour gagner du temps, réduire les erreurs et limiter l’usage du papier. Nous sommes dans une époque où la réduction des impressions devient un enjeu crucial, et la digitalisation apporte une réponse concrète, aussi bien sur le plan pratique qu’écologique.

Ces dernières années, la France a accueilli de nombreux événements sportifs, comme les Jeux Olympiques. Quels enseignements en avez-vous tirés ?

Les Jeux Olympiques, c’était une période très intense : courte, mais avec une importante concentration d’événements. Pour nos clients comme pour nous, prestataires, c’était un vrai défi. Dans ce contexte, nous avons été particulièrement fiers qu’EventSoft soit choisi pour gérer l’organisation des cérémonies d’ouverture et de clôture. C’était une belle reconnaissance.

Aussi, beaucoup de nos clients nous ont confié que l’association d’EventSoft et de la solution Coffreo d’Enso leur a fait gagner un temps précieux durant cette période, notamment sur les volets planification et contractualisation.

Prenons l’exemple des contrats de travail : le volume à traiter pendant les JO était colossal. Grâce à Coffreo, les employeurs ont pu absorber ce flux massif tout en restant efficaces.

Vous avez noué un partenariat fort avec Enso. Quels bénéfices concrets vos clients en retirent-ils au quotidien ? En quoi ce partenariat constitue-t-il un facteur différenciant pour les entreprises de l’événementiel ?

Nous sommes partenaires avec Coffreo depuis 2016, bien avant l’acquisition de la société par Enso, et c’est un partenariat qui compte beaucoup pour nous. Il fonctionne très bien, aussi bien sur le plan humain que sur le plan technique : nous nous entendons parfaitement et, côté intégration, tout est fluide.

Nos clients bénéficient ainsi du meilleur des deux mondes : la puissance d’EventSoft, notamment sur la gestion des plannings, et la fiabilité de Coffreo pour toute la partie contractuelle et documentaire. Pour les salariés, c’est un confort énorme : leurs contrats de travail sont envoyés dans les délais, le processus de signature est simplifié, et tous leurs documents sont centralisés dans un coffre-fort numérique sécurisé. Et pour les employeurs, c’est un vrai facteur de différenciation face à des concurrents qui gèrent encore tout manuellement. D’ailleurs, les chiffres parlent d’eux-mêmes : l’année dernière, nos clients ont fait signer 400 000 contrats via Coffreo. Cela montre à quel point la solution a été adoptée.

Enfin, nos clients savent qu’ils peuvent compter sur deux entreprises à taille humaine, proches d’eux et réactives.

Quelles sont les prochaines étapes pour Intrapole et EventSoft ?

Nous travaillons actuellement sur une nouveauté importante : le lancement d’une application unique dédiée aux vacataires. Jusqu’à présent, chacun de nos clients disposait de sa propre application, et les salariés devaient se connecter à celle de leur employeur.

Avec cette nouvelle application, l’idée est de centraliser toutes les informations au même endroit. Les salariés pourront y retrouver l’ensemble de leurs plannings, quel que soit l’employeur, mais aussi tous leurs contrats de travail qui sont dans leur coffre-fort Coffreo.

Cette application verra le jour d’ici à la fin de l’année, et nous sommes convaincus qu’elle apportera un vrai confort supplémentaire aux utilisateurs.

On parle beaucoup d’intelligence artificielle dans les RH. En ce qui concerne le secteur de l’événementiel, quelle est votre vision sur le sujet ?

Je suis persuadé que l’événementiel restera toujours un secteur profondément humain. En revanche, l’intelligence artificielle a toute sa place pour automatiser certaines tâches répétitives et fastidieuses, et pour assister les utilisateurs afin qu’ils puissent se concentrer sur des missions plus stratégiques.

Nous avons déjà commencé à intégrer l’IA dans EventSoft. Par exemple, cette technologie nous aide à générer automatiquement des plannings ou encore à simplifier la gestion des notes de frais en pré-remplissant les informations.

Notre vision est claire : l’IA doit être utilisée comme un véritable assistant, au service des équipes, et non comme un substitut à l’humain.

Un dernier mot ? 

Je suis très heureux de voir que Coffreo a intégré un grand groupe : Enso. Pour nous, c’est un véritable gage de qualité et une confirmation que nous avons fait le bon choix en nouant ce partenariat il y a plusieurs années.