L'archivage numérique pour le travail temporaire

Les archives représentent une richesse sans équivalent. Elles sont le produit documentaire de l'activité humaine et en tant que telle constitue des témoignages irremplaçables des événements passés. Elles jouent un rôle essentiel dans le développement des sociétés en contribuant à la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective.

Les différents types d’archivage

Selon l’article 5, 1, e) du RGPD, les données ne peuvent être conservées que « pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Ainsi, la durée de conservation de ces données est déterminée en fonction de la finalité du traitement. À l’arrivée du terme, le Responsable de traitement efface ces données ou procède à leur archivage intermédiaire ou définitif, si cela est justifié.

La procédure d’archivage dissociera 3 types d’archives différentes :

• Les archives courantes :

Les archives courantes correspondent aux données actives dans les systèmes d’information. La CNIL entend par archives courantes les données d’utilisation courante dans l’entreprise.

• Les archives intermédiaires :

Les archives intermédiaires correspondent aux données conservées de manière intermédiaire avant leur suppression définitive. Elles regroupent les données qui ne sont plus utiles dans l’immédiat, ce sont des données non actives. Elles sont conservées du fait de certaines obligations contractuelles ou légales. Par exemple, il s’agit de la conservation des données comptables et des pièces justificatives conformément aux dispositions de l’article L.123-22 du Code de commerce.

En ce qui concerne ce type d'archives, le RGPD ne comporte pas de dispositions qui y ont trait.

• Les archives définitives

Les archives définitives correspondent aux données qui ont pour le responsable du traitement un intérêt historique, scientifique ou statistique nécessitant que celles-ci soient conservées et ne soient pas effacées. Selon la CNIL, il s’agit des données « qui présentent encore pour les services concernés un intérêt administratif, comme en cas de contentieux, et dont les durées de conservation sont fixées par les règles de prescription applicables ».

Procédure d’archivage

Quelles sont les questions à se poser avant la mise en place d’une procédure d’archivage ?

• Quel est le périmètre d’archivage ?
• Quelle est la volumétrie des données à archiver ?
• Quelle durée de conservation choisir ?
• Quels supports utiliser pour garantir une conservation pérenne des données pendant la période souhaitée ?
• Comment donner une valeur probante à l’archivage ?
• Comment permettre la consultation et la restitution dans des délais compatibles avec des contraintes légales et/ou requis par les utilisateurs potentiels ?
• Sous quelle forme restituer les données ?
• Comment gérer les autorisations d’accès ?
• Comment classer les archives de manière à pouvoir les identifier ultérieurement ;
• Quelle politique de destruction adopter ?
• Quel équilibre trouver entre les durées de conservation, les coûts de stockage et les risques encourus en cas de perte de l’information ?

La CNIL recommande d’une manière générale pour ces différentes archives que soient mis en œuvre :

• des dispositifs sécurisés, afin de garantir l'intégrité des données archivées, lors de tout changement de support de stockage des données archivées ;

• des dispositifs de traçabilité des consultations des données archivées.

L’archivage numérique et le travail temporaire

Comme la majorité des entreprises de travail temporaire, vous passez l’essentiel de votre temps à produire et à gérer des documents administratifs. L’archivage représente donc un élément important de votre activité.

Répondez au questionnement lié à la procédure d’archivage avec Armado. Notre plateforme de dématérialisation vous propose une solution d’archivage numérique haute sécurité respectant les durées minimales de conservation légale ainsi que les recommandations de la CNIL.

Pour en savoir plus, consultez le site Armado ou prenez contact avec nos équipes par téléphone au 03.87.62.78.78 ou par mail à contact@armado.fr.