Comment Clean Office assure des démarrages de mission impeccables avec Coffreo d’Enso

Entreprise spécialisée dans le nettoyage de résidences, de locaux professionnels et d’hôtels, Clean Office emploie plus de 700 salariés répartis sur trois sites. Face à des enjeux RH complexes, notamment liés à la gestion des contrats courts et des nombreuses fiches de paie, l’entreprise cherchait une solution simple, rapide et intégrée pour répondre à ses besoins. Depuis septembre 2024, Clean Office a choisi la solution Coffreo d’Enso pour la dématérialisation de ses bulletins de paie et la signature électronique des contrats de ses salariés. Retour sur cette collaboration qui a transformé leur quotidien RH.

Clean Office : entreprise réactive dans un secteur exigeant

Avec des établissements basés à Marly, Marcq-en-Barœul et Maubeuge, Clean Office intervient dans le nord et l’est de la France pour le nettoyage d’immeubles résidentiels, de bureaux et de chambres d’hôtel. Les recrutements se font souvent dans l’urgence, parfois pour des missions très courtes, allant d’une journée à quelques mois.

Face à un turnover élevé et des recrutements ponctuels, pour assurer des remplacements par exemple, l’équipe RH, composée de deux collaborateurs, doit gérer environ 100 nouveaux contrats par mois. Ce rythme soutenu impose des outils performants pour garantir la fluidité des processus administratifs et la conformité réglementaire.

L’entreprise n’est d’ailleurs pas un cas isolé. Lors de sa dernière étude sur le secteur de la propreté, Enso a ainsi constaté que 73 % des entreprises de ce secteur ont déjà connu une situation où un employé démarre sa mission sans avoir signé son contrat de travail.

Les enjeux RH de Clean Office : rapidité et efficacité

La nécessité critique d’une solution de signature électronique et sécurisée

Avant le déploiement de Coffreo, Clean Office utilisait déjà un outil de dématérialisation des bulletins de paie. Cependant, cette solution ne proposait pas la signature électronique des contrats, un besoin pourtant central pour une gestion efficace.

L’équipe devait alors envoyer les contrats par mail ou courrier, voire les faire signer sur le lieu de mission par les inspecteurs déjà sur place, une méthode lourde pour l’ensemble des parties prenantes et particulièrement chronophage.

Adeline Bressy, responsable RH, ajoute : «Nous devions relancer systématiquement les salariés pour récupérer les contrats signés. Cela mobilisait énormément de temps et rendait le suivi complexe. »

Une gestion des bulletins de paie optimisée et simplifiée

Avec Coffreo, l’entreprise bénéficie désormais d’une plateforme complète qui regroupe la signature électronique des contrats, mais aussi la dématérialisation des bulletins de paie.

En quelques clics, l’équipe RH peut diffuser les fiches de paie à l’ensemble des salariés. Cette transition vers une gestion numérique leur a naturellement permis de :

• réduire les erreurs de saisie ou d’expédition,
• garantir une traçabilité complète des documents,
• tout en renforçant leur conformité réglementaire.

Pourquoi avoir choisir Coffreo d’Enso ?

Après des sollicitations et démonstrations de différentes solutions, Clean Office a retenu Coffreo pour plusieurs raisons :

• Une offre complète : via la dématérialisation des bulletins de paie et la signature électronique des contrats réunies sur une même plateforme.
• Une intégration fluide avec leur logiciel métier, Pégase Propreté, permettant la génération et l’envoi des contrats en un clic.
• Un système de relance automatisé via des rappels et notifications automatiques auprès des salariés pour les enjoindre à signer leur contrat.

Une mise en œuvre rapide et intuitive

Le déploiement de Coffreo s’est déroulé en quelques semaines seulement, grâce à l’accompagnement d’un technicien dédié. De même, l’intégration avec Pégase Propreté s’est faite très simplement et a permis une adoption rapide de l’outil, aussi bien pour l’équipe RH que pour les salariés.

Par ailleurs, côté salariés, la prise en main s’est parfaitement déroulée : la majorité s’est montrée à l’aise avec l’outil numérique, et le taux de contrats signés dès leur réception attestent de leur engagement.

Des résultats concrets : plus de temps, moins de stress

Depuis l’intégration de Coffreo, Clean Office constate plusieurs bénéfices :

• Un gain de temps considérable : l’équipe RH peut se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, sans devoir courir après les signatures ou gérer les relances.
• Une gestion simplifiée des contrats : les rappels automatiques garantissent un taux de signature bien supérieur à celui obtenu avec les méthodes analogiques.
• Une sécurité renforcée : en cas de litige, la traçabilité des contrats et des envois est assurée.

Une collaboration en constante évolution

En plus des fonctionnalités actuelles, Clean Office envisage d’explorer d’autres services proposés par Enso, comme la diffusion de documents complémentaires (livrets d’accueil, règlements intérieurs). Toujours en quête d’outils innovants, l’entreprise s’efforce de rester réactive pour répondre aux besoins de ses collaborateurs et clients.