La Fondation Georges Coulon approche un taux de signature des contrats de travail de 100% grâce à Coffreo

Quelle était la problématique majeure que vous avez rencontrée avant d’adopter ces solutions ?

Lorsque je suis arrivée à ce poste en janvier 2023, je me suis retrouvée face à deux problématiques :

• Le manque de visibilité sur le taux de signature des contrats de travail, notamment des CDD. Nous avions des contrats de travail non signés ou non retournés, notamment dans le cas de remplacement. Suivre ce chantier était fastidieux, sans compter les risques juridiques inhérents pour la Fondation Georges Coulon. Pour les CDI, nous n’avions pas ce problème. Il fallait trouver un moyen d’améliorer ce taux de signature des CDD ;
• L’envoi des bulletins de paie chaque mois était fastidieux. L’équipe effectuait cette tâche après les autres tâches du mois. Le temps d’imprimer tous les bulletins, de les mettre sous plis et de les envoyer, les salariés les recevaient chez eux avec quelques jours de latence, à la toute fin du mois. Cela n’était ni pratique pour nous, ni pour eux.

La gestion des contrats de travail, en particulier pour les CDD, posait des difficultés. Les contrats papier étaient souvent en retard dans leur retour. De plus, l’envoi des bulletins de paie par voie postale entraînait des retards de réception, impactant la perception des salariés.

J’ai cherché une solution d’abord pour nous aider à dématérialiser toute la partie bulletin de paie, avec, dans l’idée, de digitaliser également les contrats de travail et la signature de ces derniers un peu plus tard. Cela ne fait que quelques mois, mais il est déjà difficile de se rappeler comment nous faisions avant ! Je crois pouvoir dire avec certitude qu’aucune personne de mon équipe ne préférerait revenir à cette situation initiale.

Comment avez-vous entendu parler de Coffreo ?

En échangeant avec d’autres professionnels du secteur, notamment via la FEHAP, j’ai découvert que des homologues utilisaient la solution Coffreo d’Enso.

Lorsqu’il était temps de me pencher sur le sujet, j’ai fait faire plusieurs devis auprès de Coffreo et de solutions concurrentes. Je cherchais une solution qui soit souple et qui ne me contraigne pas dans mon choix.

C’est l’offre d’Enso qui, par sa polyvalence, sa souplesse et sa tarification à l’usage, a été la plus pertinente. En effet, les concurrents me proposaient souvent des packages au forfait avec des fonctionnalités dont je n’avais pas toujours besoin ou ne collaient pas à mes besoins : Coffreo était la seule solution qui me permettait de faire correctement à la fois la signature électronique et l’envoi des bulletins de paie tout en respectant mon budget.

Pouvez-vous nous décrire la situation après l’adoption de Coffreo ?

Encore une fois, j’aimerais attirer l’attention sur le fait que notre objectif n’était pas forcément de gagner du temps. Dans un premier temps, nous voulions fluidifier et sécuriser le processus administratif d’envoi des bulletins de salaire et de signature des contrats de travail. 

Nous avons commencé par dématérialiser les bulletins de paie, puis étendu cela aux contrats de travail ; au lieu d’imprimer les bulletins de paie tous les mois, le logiciel permet de les générer et de les envoyer automatiquement dans le coffre-fort électronique des salariés et de l’entreprise. Ce nouveau processus empêche les erreurs de suivi et les problèmes d’envoi ou de réception postaux.

Pour la signature électronique, nous faisons signer électroniquement chaque nouvel arrivant, qu’il s’agisse d’un contrat en CDI ou en CDD. S’il n’a pas signé dans les temps, le logiciel relance le salarié, ce qui permet dans la plupart des cas d’obtenir la signature. Notre taux de signature est ainsi bien plus élevé qu’auparavant ! Désormais, les contrats non signés sont très rares.

Un des points très intéressant pour nous, c’est la traçabilité que nous offre l’interface Coffreo : en un clin d’œil, nous pouvons suivre l’envoi des contrats de travail et la signature et relancer ceux qui n’auraient pas signé. Tout ça en un clic, c’est juste magique, et ça contribue aux bons résultats que nous avons avec Coffreo au niveau du taux de signature.

Y-a-t-il eu des freins à l’adoption de ce système côté salariés ?

Chez nous, la dématérialisation a touché une population diversifiée, incluant des salariés résidant en zone rurale et de tous âges. Au départ, une grande partie ne voyait pas la nécessité d’adopter Coffreo, mais grâce à une communication efficace, nous avons atteint un taux d’adoption de 90%, voire un peu plus aujourd’hui.

Pour éviter d’éventuels freins ou une réticence au changement, nous avons été proactifs au niveau de la communication en organisant des réunions au sein du Comité Social et Économique (CSE) pour expliquer le fonctionnement de Coffreo.

Initialement, nous avons constaté que 40 salariés ne souhaitaient pas adopter la solution, principalement en raison de réticences à l’informatique ou par praticité, parce qu’il s’agissait de vacataires ou de personnes proches de la retraite. Après avoir vu le fonctionnement pratique de Coffreo, les salariés qui ont hésité sont revenus en arrière. L’avantage d’avoir son bulletin sur sa boîte mail a été particulièrement apprécié, facilitant la vérification des informations et simplifiant les démarches administratives, que ce soit pour envoyer des documents à la banque, à l’assurance, ou à d’autres organismes.

Pour les nouveaux salariés, l’utilisation de Coffreo est automatique pour accéder à leurs bulletins de paie et contrats, centralisant ainsi tous ces documents sur la plateforme.