Skandi & Pergo : 50 % de temps gagné sur la gestion des contrats de travail des extras grâce à Coffreo d’Enso
Temps de lecture : 4 minutesBasé à Toulouse, Skandi & Pergo Traiteur est une entreprise spécialisée dans l’événementiel depuis 1997. La société propose des prestations sur mesure pour des événements privés, professionnels et sportifs dans le Sud-Ouest.
Aujourd’hui, Skandi & Pergo Traiteur emploie 20 salariés permanents et collabore régulièrement avec une vingtaine d’extras, portant l’effectif moyen à 37 salariés.
Nous avons eu le plaisir d’échanger avec Madame Maqueda, Adjointe de direction chez Skandi & Pergo Traiteur, qui pilote, aux côtés du Directeur, la gestion quotidienne de l’entreprise, ainsi que les ressources humaines et la comptabilité. Pour nous, elle est revenue sur la mise en place de Coffreo et ses bénéfices.
Une recherche de conformité et de modernisation des pratiques RH
Avant 2024, Skandi & Pergo Traiteur gérait uniquement ses contrats de travail et bulletins de paie via les logiciels FTBE et SILAE. Les documents étaient imprimés, archivés manuellement et envoyés par mail aux salariés, une pratique risquée d’un point de vue juridique.
En adoptant la solution Coffreo d’Enso, Madame Maqueda avait plusieurs objectifs.
« Nous voulions respecter la législation tout en simplifiant la gestion documentaire. La dématérialisation faisait également sens au regard de notre démarche RSE et de notre certification ISO 20 121 obtenue en juin 2024, avec l’idée de réduire l’usage du papier. » Mme Maqueda, Adjointe de direction, Skandi & Pergo Traiteur
Conformité réglementaire, fluidité administrative et engagement environnemental : trois objectifs réunis dans une même démarche. C’est dans ce contexte que Skandi & Pergo Traiteur a choisi Enso.
Grâce à sa simplicité d’utilisation, la solution Coffreo a rapidement été intégrée dans les processus RH de Skandi & Pergo Traiteur :
- signature électronique des contrats de travail,
- dématérialisation des bulletins de paie,
- archivage numérique.
L’outil est très fluide et simple à utiliser. Nous n’avons pas eu de retour négatif de la part des équipes, que ce soit des salariés permanents ou des extras.
Des bénéfices concrets pour les équipes RH, les salariés permanents et les extras
1. Un gain de temps significatif
La gestion des contrats de travail des extras représentait une charge considérable pour les équipes RH de Skandi & Pergo Traiteur. Avec Coffreo, ce travail a été simplifié.
Dans notre secteur, on peut avoir des prestations avec jusqu’à dix extras, donc un contrat de travail (un CDD d’usage) par jour et par personne. Sur un mois, cela représente énormément de contrats et c’est très compliqué à gérer sans outil adapté. Les collaborateurs qui s’occupent de cette partie RH estiment que Coffreo leur a permis d’économiser 50 % de leur temps de travail. C’est extrêmement positif.
2. Une conformité juridique garantie
Pour moi, c’était surtout important qu’on soit en règle au niveau de l’envoi des bulletins de paie. Avec Coffreo, on respecte la législation.
3. Moins de demandes de duplicata
Grâce au coffre-fort numérique de Coffreo, les salariés accèdent directement à leurs documents, et ce en toute autonomie.
Avant, on me demandait régulièrement des bulletins datant de plusieurs années. Aujourd’hui, je redirige simplement vers le portail Coffreo. C’est un vrai soulagement et un gain de temps.
4. Un archivage simplifié
Pour toutes les entreprises, l’archivage papier rime avec perte d’espace, organisation complexe et tâches fastidieuses pour retrouver les bons documents. En optant pour la digitalisation, Skandi & Pergo Traiteur s’est libéré de cette contrainte.
Nous avons gagné en place et en sérénité grâce à Coffreo. Quand je vois les piles de bulletins et de contrats imprimés qu’il fallait stocker, je mesure tout le bénéfice de la digitalisation.
Le mot de la fin
Pour finir, nous avons posé cette question à Mme Maqueda : que diriez-vous à un professionnel de votre secteur qui hésite encore à digitaliser ses processus RH ?
Je ne peux que recommander la digitalisation des processus RH. Pour nous, cela a vraiment été bénéfique. On a gagné en efficacité, en temps de travail… et surtout, on s’est débarrassés de tâches répétitives qui nous prenaient énormément de temps et n’avaient pas beaucoup de valeur ajoutée.
