Créée en 2000, Ever Clean est une entreprise familiale de propreté qui intervient auprès de professionnels.

Implantée à Paris et en Île-de-France, la société accompagne ses clients sur différents types de prestations, comme l’entretien de bureaux, de commerces et d’immeubles résidentiels. 

Ever Clean compte aujourd’hui 56 collaborateurs.

 

 

Comme beaucoup d’acteurs du secteur de la propreté, l’entreprise doit faire face à des enjeux RH structurants :

• gérer une population terrain importante ; 
• accompagner la croissance des effectifs ;
• structurer ses équipes, notamment pour développer de nouvelles prestations ; 
• sécuriser ses processus RH dans un environnement réglementaire de plus en plus exigeant. 

Des enjeux très concrets qui occupent une place centrale dans le quotidien de Camille Albert, Gérante d’Ever Clean : « Mes missions sont très variées. Je m’occupe de la gestion courante de la société, de la comptabilité, du commercial, de la relation client, mais une grande partie de mon temps, c’est-à-dire 80 %, est dédiée à la gestion du personnel. »

Pour structurer et fluidifier son pilotage RH, Ever Clean a fait le choix, en mars 2026, de digitaliser ses bulletins de paie, ses contrats de travail et autres documents administratifs avec Coffreo d’Enso. 

Camille Albert revient pour nous sur la mise en place de la solution et les bénéfices qu’elle en retire au quotidien.

 

Avant Coffreo d’Enso : une gestion documentaire difficile à piloter

 

Avant d’adopter Coffreo d’Enso, Ever Clean fonctionnait encore en grande partie avec un système d’envoi postal pour ses documents RH.

Un fonctionnement qui montrait ses limites, à la fois en termes de charge de travail, de suivi et de sécurisation des données.

Une collecte des données complexe 

 

Le principal point de friction concernait le retour des documents signés par les salariés.

Entre les documents non renvoyés, oubliés ou perdus, les équipes devaient :

• multiplier les relances ; 
• rééditer des contrats, bulletins de paie, etc. ; 
• gérer des doublons. 

Certains contrats leur étaient même retournés plusieurs mois après leur envoi.

Un manque de visibilité et de traçabilité

 

Ce fonctionnement rendait le suivi RH particulièrement complexe.

« Une fois les documents envoyés, il devenait compliqué d’identifier précisément ceux qui avaient été récupérés ou non par les salariés », se souvient Camille Albert.

Un manque de visibilité qui compliquait fortement la gestion administrative des dossiers. 

Un enjeu de conformité juridique

 

Cette situation soulevait également des enjeux juridiques pour Ever Clean.

« Lors d’un contrôle, nous devons être en mesure de fournir tous les documents, dans les temps. Par ailleurs, lorsqu’un salarié part, son dossier doit être complet, avec l’ensemble des contrats, avenants et documents associés. » 

Avant le déploiement de Coffreo d’Enso, cette exigence représentait un point de vigilance permanent pour les équipes. 

 

Pourquoi Coffreo d’Enso ? Une solution simple, intégrée et adaptée au secteur de la propreté 

 

Pour répondre à tous ces défis, Ever Clean a tout d’abord recherché une solution capable de s’intégrer facilement à son environnement technique existant : « Nous nous sommes rapprochés des équipes de notre logiciel métier, PÉGASE-Propreté, qui nous ont orientés vers Coffreo d’Enso et un concurrent. »

Le choix s’est ensuite construit sur des critères très concrets.

Camille Albert a pris le temps de comparer les deux plateformes, notamment sur le plan financier : « J’ai effectué une étude tarifaire comparative et la solution Coffreo d’Enso était plus avantageuse. »

La Gérante d’Ever Clean a également bénéficié d’un retour d’expérience positif d’un confrère du secteur : un élément rassurant.

Ce qui a également fait la différence, c’est la prise en main de l’outil : « Le système avait l’air simple et il est simple ! Coffreo d’Enso est ergonomique et facile d’utilisation. »

Un point important dans un secteur où tous les salariés ne sont pas forcément à l’aise avec les outils digitaux. 

 

Un déploiement structuré 

 

Le déploiement de Coffreo d’Enso s’est déroulé en plusieurs étapes : « D’abord, nous avons défini les types de documents à intégrer, comme les bulletins de paie, les contrats de travail ou encore les notes de service. Ensuite, nous les avons transmis pour permettre les bons réglages. Puis, nous avons été accompagnés pour bien comprendre les étapes, le fonctionnement et le parcours des échanges, aussi bien pour nous que pour nos agents. Et enfin, il y a eu la phase de mise en place : nous avons eu quelques retours d’agents, notamment sur la compréhension de l’outil, donc nous avons pris le temps de les accompagner. »

 

Des bénéfices concrets et chiffrés

 

Même si le déploiement de la solution est très récent, les bénéfices sont déjà significatifs pour Ever Clean. 

Un gain de temps important

 

Tout d’abord, le temps de traitement des documents RH a été réduit : « Aujourd’hui, pour déposer tous nos documents sur Coffreo d’Enso, nous allons mettre 1h30. Avant, entre l’édition des bulletins de paie, des contrats, des avenants et des documents annexes, nous pouvions facilement y passer une demi-journée, soit près de 4 heures. »

Une réduction des coûts

 

La digitalisation a également permis de réduire les dépenses liées aux :

• envois postaux ; 
• impressions ; 
• rééditions de documents.

« Nous avons fait le calcul en prenant en compte les frais postaux et tous les coûts annexes. Aujourd’hui, grâce à Coffreo d’Enso, nous avons réduit de 20 à 30 % les coûts liés à la gestion de nos flux RH. »

Un suivi RH en temps réel et une sécurité juridique renforcée

 

Autre bénéfice : les équipes disposent désormais d’une vision claire de tous les échanges RH. 

« Grâce à Coffreo d’Enso, nous suivons en temps réel nos données RH. Nous pouvons voir quels contrats ont été signés, identifier les salariés à relancer et superviser précisément chaque dossier. Cela nous permet d’être plus proactifs, notamment en ce qui concerne les renouvellements de contrat. Tout est centralisé et enregistré sur la plateforme, ce qui nous donne une vision fiable de l’ensemble de nos échanges avec les salariés. »

Cette traçabilité renforce également la sécurité juridique : « Si un agent nous dit qu’il n’a pas signé un avenant, nous sommes en capacité de vérifier immédiatement. »

Un atout pour sécuriser les pratiques RH. 

 

La digitalisation RH : un levier indispensable pour accompagner la croissance des entreprises de propreté

 

Pour Camille Albert, la digitalisation s’inscrit pleinement dans une logique de structuration et de développement de l’entreprise : « Si demain nous passons à 80 salariés, Coffreo d’Enso suivra avec nous. L’idée, c’est d’anticiper cette croissance et d’avoir une solution qui tient dans le temps. »

Dans un secteur où les flux RH augmentent rapidement avec les effectifs, s’équiper dès maintenant devient un véritable levier de performance.

Cette transformation s’inscrit également dans une évolution plus globale des pratiques pour la Gérante d’Ever Clean : « Désormais, tout est digitalisé. Que ce soit le secteur bancaire, les activités de nos clients ou même les obligations à venir comme la facture électronique, nous allons de plus en plus vers cela. Par conséquent, si nous voulons évoluer, nous ne pouvons pas continuer à fonctionner avec des processus papier. Ce serait un retour en arrière. La digitalisation est désormais incontournable. »

Pour Ever Clean, digitaliser ses processus RH dès aujourd’hui, c’est aussi préparer l’entreprise aux défis de demain. 

 

 

Nous tenons à remercier chaleureusement Camille Albert pour son retour d’expérience et les équipes d’Ever Clean pour leur confiance.