Aquila Audiovisuel : Sécuriser et accélérer la gestion RH des intermittents du spectacle avec Enso
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À retenir
Aquila Audiovisuel, PME spécialisée dans les prestations techniques pour l’événementiel, utilise Coffreo d’Enso pour digitaliser la gestion des documents RH de plus de 250 intermittents du spectacle. Environ 15 000 documents sont dématérialisés chaque année, dont les CDDU, bulletins de paie, Attestations Employeur Mensuelles et certificats de Congés Spectacles. Intégrée aux logiciels métiers, la solution automatise et centralise la diffusion de ces documents tout en permettant aux collaborateurs d’y accéder depuis leur coffre-fort numérique. Aquila Audiovisuel simplifie ainsi ses processus RH, réduit les tâches administratives et sécurise ses échanges dans le respect des exigences réglementaires.
Fondée en 1998, la société Aquila Audiovisuel est une PME de référence dans les prestations techniques pour l’événementiel (séminaires, conventions, conférences de presse). L’entreprise collabore chaque année avec plus de 257 intermittents du spectacle, ce qui représente un volume d’activité intense et la gestion de près de 3 800 paies par an.
Portée par sa croissance, Aquila Audiovisuel a initié sa transition numérique pour s’affranchir des coûts opérationnels (impressions, frais postaux, relances) et répondre aux usages mobiles de ses équipes. Pour relever ce défi, l’entreprise s’est appuyée sur l’expertise d’Enso et le déploiement de la solution Coffreo.
Une solution sur-mesure pour les exigences de l’événementiel
Face aux spécificités réglementaires de l’audiovisuel et du statut d’intermittent, les équipes d’Enso ont configuré une solution parfaitement adaptée aux besoins métiers de la PME. L’outil s’intègre ainsi nativement et de manière totalement fluide avec les logiciels sectoriels déjà en place chez Aquila : Spaiectacle et EventSoft.
Déployée initialement pour les contrats courts et les documents des intermittents, la solution a rapidement prouvé son efficacité. Dès l’année suivante, Aquila Audiovisuel a fait le choix d’étendre la dématérialisation des bulletins de paie à l’ensemble de ses collaborateurs permanents.
La centralisation de tous les documents réglementaires
Grâce à l’écosystème Enso, l’entreprise centralise et automatise la diffusion de l’intégralité de ses flux documentaires RH. Environ 15 000 documents contractuels sont digitalisés chaque année, incluant :
- Les contrats de travail à durée déterminée d’usage (CDDU).
- Les bulletins de paie.
- Les Attestations Employeur Mensuelles (AEM).
- Les certificats de Congés Spectacles (CS).
Une adhésion totale des salariés et des intermittents
Afin de garantir le succès du projet, l’ensemble des équipes (permanents comme intermittents) a été consulté en amont via un questionnaire pour cibler leurs attentes. L’ergonomie intuitive de la solution Coffreo d’Enso, combinée à un support utilisateur disponible 24h/24 et 7j/7, a permis d’obtenir une adhésion immédiate de tous les profils.
Pour des collaborateurs par nature mobiles et distants, l’accès instantané à leur coffre-fort numérique sur smartphone représente un gain de confort majeur au quotidien.
Des gains de productivité et une conformité totale
“La plateforme Coffreo d'Enso nous permet d'accélérer les modalités d'embauche dans un environnement hautement sécurisé. Enso se positionne comme un partenaire proche de ses clients, fiable et réactif. Cette solution nous a permis de gagner une productivité précieuse et de satisfaire nos salariés en les déchargeant de tâches administratives sans valeur ajoutée.”
Pour la direction d’Aquila Audiovisuel, le bilan de ce partenariat avec Enso est particulièrement positif. La plateforme en mode SaaS garantit un acheminement des documents sans aucun retard et en parfaite conformité avec le RGPD et le Code du travail.
