Fondée en 1998, la société Aquila Audiovisuel est une PME de référence dans les prestations techniques pour l’événementiel (séminaires, conventions, conférences de presse). L’entreprise collabore chaque année avec plus de 257 intermittents du spectacle, ce qui représente un volume d’activité intense et la gestion de près de 3 800 paies par an.

Portée par sa croissance, Aquila Audiovisuel a initié sa transition numérique pour s’affranchir des coûts opérationnels (impressions, frais postaux, relances) et répondre aux usages mobiles de ses équipes. Pour relever ce défi, l’entreprise s’est appuyée sur l’expertise d’Enso et le déploiement de la solution Coffreo.

Une solution sur-mesure pour les exigences de l’événementiel

 

Face aux spécificités réglementaires de l’audiovisuel et du statut d’intermittent, les équipes d’Enso ont configuré une solution parfaitement adaptée aux besoins métiers de la PME. L’outil s’intègre ainsi nativement et de manière totalement fluide avec les logiciels sectoriels déjà en place chez Aquila : Spaiectacle et EventSoft.

Déployée initialement pour les contrats courts et les documents des intermittents, la solution a rapidement prouvé son efficacité. Dès l’année suivante, Aquila Audiovisuel a fait le choix d’étendre la dématérialisation des bulletins de paie à l’ensemble de ses collaborateurs permanents.

La centralisation de tous les documents réglementaires

 

Grâce à l’écosystème Enso, l’entreprise centralise et automatise la diffusion de l’intégralité de ses flux documentaires RH. Environ 15 000 documents contractuels sont digitalisés chaque année, incluant :

• Les contrats de travail à durée déterminée d’usage (CDDU).
• Les bulletins de paie.
• Les Attestations Employeur Mensuelles (AEM).
• Les certificats de Congés Spectacles (CS).

Une adhésion totale des salariés et des intermittents

 

Afin de garantir le succès du projet, l’ensemble des équipes (permanents comme intermittents) a été consulté en amont via un questionnaire pour cibler leurs attentes. L’ergonomie intuitive de la solution DMS de Coffreo, combinée à un support utilisateur disponible 24h/24 et 7j/7, a permis d’obtenir une adhésion immédiate de tous les profils.

Pour des collaborateurs par nature mobiles et distants, l’accès instantané à leur coffre-fort numérique sur smartphone représente un gain de confort majeur au quotidien.

Des gains de productivité et une conformité totale

 

Pour la direction d’Aquila Audiovisuel, le bilan de ce partenariat avec Enso est particulièrement positif. La plateforme en mode SaaS garantit un acheminement des documents sans aucun retard et en parfaite conformité avec le RGPD et le Code du travail.

« La plateforme Coffreo nous permet d’accélérer les modalités d’embauche dans un environnement hautement sécurisé. Enso se positionne comme un partenaire proche de ses clients, fiable et réactif. Cette solution nous a permis de gagner une productivité précieuse et de satisfaire nos salariés en les déchargeant de tâches administratives sans valeur ajoutée. »

Alexandre Boissay, Responsable Administratif et Financier d’Aquila Audiovisuel.