Coffre-fort numérique : archivez les documents RH en toute sécurité
La gestion des ressources humaines impose au quotidien le partage de nombreux documents avec vos salariés : contrats, bulletins de paie, attestations diverses, certificats de travail… La dématérialisation de ces documents est la première étape pour optimiser leur traitement.
Mais il vous faut également être en mesure de les archiver et de garantir que vous comme vos salariés puissiez y accéder de manière permanente, sur le long terme et en toute indépendance. Chaque partie doit pouvoir avoir directement accès à son exemplaire aussi longtemps que nécessaire, sans dépendre de l’autre.
La mise en place d’un coffre-fort numérique Enso vous permet de répondre à ces enjeux.
Les bénéfices de notre coffre-fort numérique
Simple
Collecte et distribution automatiques, le plaisir de ne plus avoir de papier.
Sûr
Chaque partie dispose de son propre coffre auquel elle accède de manière indépendante. L’archivage est redondant sur des sites distants et sécurisés.
Pérenne
Conservation des données garantie sur le long terme.
Local
Toutes les données sont hébergées dans des datacenters situés en Europe.
Nos clients témoignent
Sur la conservation des bulletins de salaire, nous devons respecter une obligation légale de 5 ans côté employeur. Mais la solution d’Enso nous permet d’aller bien au-delà, en offrant aux intérimaires la possibilité de conserver leurs documents jusqu’à la retraite. Et il y a aussi la méthode de signature : la plateforme génère un certificat à chaque signature électronique, ce qui renforce la valeur probante et nous protège en cas de litige.
La solution nous a aidés à réduire fortement le nombre de duplicatas de contrats et de fiches de paie demandés par Pôle emploi. On avait des demandes permanentes. Maintenant, c’est dans le coffre-fort des intérimaires, ils y ont accès, ils les récupèrent directement. C’est un vrai gain de temps.
Les équipes d'Enso nous ont transmis tous les supports nécessaires pour communiquer auprès de nos salariés. C’était essentiel car beaucoup d’agents n’ont pas de smartphone, maîtrisent mal Internet ou ne parlent pas toujours bien français. Il y a eu un vrai accompagnement pour que chacun puisse se servir du coffre-fort numérique, en toute autonomie.
Maintenant, nos bulletins de paie sont déposés directement dans un coffre-fort numérique sécurisé. C’est plus rapide, plus sûr et accessible 24h/24 pour les salariés.
Gérez et trouvez facilement tous vos documents
Vous centralisez en un endroit unique l’ensemble de vos transactions. Des moteurs de recherche avancés combinés à une interface simple et intuitive vous permettent de retrouver très rapidement ce que vous cherchez.
Finies les armoires remplies de papier dans lesquelles on ne trouve jamais ce que l’on cherche !
Bénéficiez des plus haut standards de sécurité
Notre coffre-fort numérique ne se limite pas au stockage : il garantit l’intégrité, la traçabilité et la valeur juridique de vos échanges.
- Conformité à la norme NF Z42-020, qui encadre strictement la gestion des objets numériques.
- Respect du RGPD et des exigences de protection des données.
- Scellement automatique des documents pour détecter toute modification.
Envie d’en savoir plus sur notre coffre-fort électronique ?
Contactez l’un de nos experts pour une démo gratuite.
Offrez-vous la tranquillité pour vous et vos salariés
La conservation de vos documents est garantie 10 ans dans votre coffre employeur. Pour vos salariés, la conservation est garantie jusqu’à l’âge de la retraite + 6 ans.
Même s’ils ne travaillent plus pour vous, ils n’ont plus besoin de vous contacter.
Passez d’un simple stockage à un archivage à valeur probatoire
Avec un stockage simple, vous rendez vos documents accessibles, mais vous ne pouvez ni garantir leur intégrité, ni démontrer précisément leur historique.
Avec le coffre-fort numérique Enso, vous allez plus loin :
- chaque document est scellé pour garantir son intégrité,
- chaque action est tracée (envoi, consultation, relances, signature…),
- chaque échange est conservé dans des conditions conformes aux exigences réglementaires.
En cas de litige, vous disposez d’un chemin de preuve complet, immédiatement mobilisable.
Plus de 7000 agences d’emploi et d’insertion nous font confiance
Tout ce que vous devez savoir sur le coffre-fort numérique
Fonctionnement et bénéfices
Le coffre-fort numérique d’Enso permet de gagner du temps sur les démarches administratives. Toutes les transactions sont stockées au même endroit.
Les salariés ou intérimaires peuvent accéder à leurs documents (contrats, bulletins de paie…) facilement et à n’importe quel moment de la journée.
Pour les agences d’intérim ou les services RH, les bénéfices sont nombreux/
Citons la réduction des demandes de duplicata, des coûts liés aux envois postaux et aux fournitures, ou encore le gain de temps.
Autre avantage clé : la sécurité et la pérennité de l’archivage. Les transactions sont protégées, conservées en toute conformité et restent accessibles de nombreuses années, même après la fin de contrats.
Le coffre-fort numérique d’Enso donne accès à tous les documents personnels liés au travail. Exemples :
- Contrat de travail,
- Fiche de paie (ou bulletins de salaire),
- Certificats,
- Attestations France Travail
- Livrets d’accueil…
Les salariés et intérimaires peuvent consulter leurs documents à tout moment, même après la fin de leur contrat.
Le coffre-fort Enso propose des moteurs de recherche et une interface simple. Les documents (contrats de travail, bulletin de paie, attestations France Travail…) sont centralisés au même endroit. En quelques clics, les employés ou intérimaires retrouvent rapidement tout ce dont ils ont besoin.
Accès et gestion des utilisateurs
Oui, chaque salarié ou intérimaire dispose d’un coffre-fort personnel, distinct de celui de l’entreprise. Cela garantit un accès indépendant. Les travailleurs n’ont donc pas besoin de passer par leur agence ou service RH pour accéder à leurs informations. Et même après la fin d’un contrat, un salarié garde son accès pour consulter ou télécharger ses documents.
Enso assure une conservation pérenne et conforme des documents RH, accessible pendant 10 ans au sein du coffre employeur.
Pour les salariés et intérimaires, l’accès aux documents est maintenu jusqu’à l’âge de la retraite + 6 ans.
Sécurité et hébergement des données
Oui, la sécurité est au cœur de notre solution. Enso garantit un coffre fort numérique certifié, conforme à la norme NF Z42-020 et au RGPD. L’archivage est redondant sur plusieurs sites distants et sécurisés.
Les données sont hébergées sur l’infrastructure de Amazon Web Services, exclusivement en France, avec redondance en Europe dans le cadre de notre politique de continuité d’activité.
Choisir un coffre-fort numérique
Pour bien choisir un coffre-fort numérique, plusieurs critères sont importants.
1°) Sécurité
Le coffre-fort doit être certifié pour garantir la protection des données personnelles.
2°) Espace sécurisé
L’accès doit être individuel et sécurisé, pour que chaque salarié ou intérimaire puisse consulter ses informations en toute sécurité.
3°) Conservation longue durée
La solution doit assurer une archivage fiable et pérenne, même après la fin des contrats (CDD, intérim, extras, vacation, CDI…).
4°) Ergonomique
Une interface simple et un moteur de recherche performant doivent permettre de retrouver rapidement les informations nécessaires.
5°) Stockage des données
Privilégiez un coffre-fort qui stocke les données en Europe, dans des centres de données fiables.
>> Le coffre fort numérique sécurisé d’Enso répond à tous ces critères. Il offre une solution certifiée et facile à utiliser pour les agences d’emploi, les services RH et les salariés. Pour en savoir plus, contactez nos équipes pour une démo gratuite.
