Signature électronique des contrats de travail, de mission et de mise à disposition
Lorsque l’on fait appel à du personnel temporaire, il est fréquent de devoir pourvoir une mission en seulement quelques heures. Il faut donc non seulement identifier rapidement le profil adéquat mais également officialiser l’embauche en signant un contrat de travail ou un contrat de mission dans des délais extrêmement courts.
La signature électronique est l’outil indispensable pour y parvenir en garantissant l’identité des signataires et l’intégrité des documents. Toutefois la signature n’est qu’une partie du processus de contractualisation.
Avec Enso, la signature électronique est intégrée dans un workflow plus large avec notamment des relances automatisées pour maximiser les chances d’obtenir une signature rapide et un archivage à vie pour le salarié.
Les bénéfices de notre signature électronique
Accélérez la prise de poste
Signature des contrats en quelques minutes grâce à un processus entièrement automatisé et dématérialisé.
Augmentez votre taux de signature des contrats
Un taux de signature supérieur à 90 % pour nos clients.
Passez au « zéro papier »
Mettez fin aux laborieux processus papier sources d’erreurs, de pertes de temps, et contraignants en termes de pilotage et d’archivage.
Simplifiez le suivi
Éliminez les relances téléphoniques, Enso automatise le processus de relance pour vous.
Nos clients témoignent
C’est un vrai gain de temps pour nous car, quand on embauche parfois 400 personnes sur un événement d’une semaine, les contrats de travail sont envoyés directement, signés, et les agents ont également leurs soldes de tout compte à disposition dans leur coffre-fort.
La plateforme génère un certificat à chaque signature électronique, ce qui renforce la valeur probante et nous protège en cas de litige.
Avant, les contrats circulaient par courrier interne, il fallait courir après tout le monde. Aujourd’hui, tout est signé et tracé numériquement. Ce sont plusieurs heures économisées chaque mois.
Un des points très intéressant pour nous, c’est la traçabilité que nous offre l’interface : en un clin d’œil, nous pouvons suivre l’envoi des contrats de travail et la signature et relancer ceux qui n’auraient pas signé. Tout ça en un clic, c’est juste magique, et ça contribue aux bons résultats que nous avons au niveau du taux de signature.
Gérez simplement d’importants volumes de contrat
Les contrats que vous créez dans votre ERP ou SIRH sont automatiquement signés pour vous et déposés dans le coffre du destinataire pour qu’il puisse les signer à son tour.
Une synchronisation automatique garantit que les informations sont à jour en permanence dans les deux systèmes.
Il est également possible de déposer des documents en masse par téléversement. Cela réduit considérablement votre charge administrative et accélère le temps de traitement.
Pilotez l’activité en temps réel
Un tableau de bord vous permet de visualiser facilement le statut de chaque contrat : envoyé, consulté, signé… En cas de non-signature, des relances automatiques sont effectuées.
Envie d’en savoir plus sur notre solution de signature électronique ?
Contactez l’un de nos experts pour une démo gratuite.
Simplifiez et sécurisez l’archivage des contrats
Finies les armoires remplies de contrats !
Tous vos contrats sont centralisés dans un coffre fort numérique répondant à la norme NF Z42-020 vous apportant toutes les garanties en termes de sécurité.
Vos salariés disposent également de leur propre coffre totalement indépendant du vôtre.
Facilitez la vie de vos salariés et intérimaires
Vos salariés ou intérimaires n’ont plus besoin de se déplacer pour venir signer un contrat ou de l’imprimer pour vous le renvoyer. Ils peuvent le signer d’un simple clic, où qu’ils se trouvent, depuis un ordinateur ou leur smartphone.
Les relances automatiques leur permettent également de ne pas oublier de signer et vous garantissent un taux de signature maximal.
Plus de 7000 agences d’emploi et d’insertion nous font confiance
Tout ce que vous devez savoir sur la signature électronique
Définition, cadre juridique et sécurité
La signature électronique permet à un salarié, un intérimaire ou un employeur de donner son consentement à distance, de façon sécurisée. Elle garantit à la fois l’identité du signataire et l’intégrité du document signé.
Dans le monde du travail, la signature électronique peut s’appliquer à de nombreux documents :
- Les contrats de travail (CDI, CDD, contrats d’intérim, vacations…),
- Les accords de prêt de matériel (ordinateur, téléphone…),
- Les documents liés à l’onboarding (notices de prévoyance, consignes de sécurité…),
- Les documents de fin de contrat (reçu pour solde de tout compte, attestations…).
En France, la signature électronique a la même valeur que la signature manuscrite, comme le stipule l’article 1367 du Code civil. Pour cela, il faut pouvoir identifier le signataire. Il faut aussi garantir que le document signé est intact.
Selon le règlement eIDAS, il existe plusieurs niveaux de signature, chacun avec un degré de sécurité différent.
1°) La signature électronique simple (niveau 1 eIDAS)
Elle est la plus utilisée en raison de sa simplicité. Elle peut se traduire par une signature sur une tablette numérique. Cependant, elle est peu sécurisée, donc à réserver aux documents sans enjeu juridique fort. Exemples : accusés de réception, bons de commande.
2°) La signature électronique avancée (niveau 2 eIDAS)
Elle repose sur une double authentification et garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document électronique.
Ce niveau est recommandé pour les contrats de travail, y compris dans le secteur de l’intérim. Pourquoi ? Car ce niveau offre un bon compromis entre sécurité, conformité juridique et simplicité d’usage.
Conformément à l’article 26 du règlement eIDAS, une signature électronique avancée doit :
« a) être liée au signataire de manière univoque ;
b) permettre d’identifier le signataire ;
c) avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
d) être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable. »
3°) La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3)
Ce type de signature garantit l’identité du signataire grâce à un certificat qualifié. Ce certificat est délivré par un prestataire de confiance, conforme au règlement eIDAS.
Pour obtenir ce certificat, le prestataire vérifie l’identité du signataire. Cette vérification peut se faire en personne avec un agent qualifié, comme à La Poste. Elle peut aussi se faire à distance avec un service certifié de contrôle d’identité.
4°) La signature électronique qualifiée (niveau 4)
Ce niveau de signature est le plus sécurisé, techniquement et juridiquement. Il demande d’abord d’obtenir un certificat de signature électronique qualifié. Ce certificat permet de valider l’identité du signataire avant la signature. Cette vérification peut se faire en face-à-face ou à distance, via une autorité de certification reconnue selon le règlement eIDAS.
Ensuite, il faut un dispositif sécurisé pour créer la signature, comme une clé USB, une carte à puce ou un smartphone. Ce dispositif est certifié par l’ANSSI ou une autre autorité européenne. Il est délivré uniquement à une personne physique. Une entreprise ne peut signer qu’à travers un représentant habilité.
Ce type de signature est plus compliqué et coûteux à mettre en œuvre. Il est surtout utilisé pour les documents qui demandent une authentification très forte, comme les actes notariés.
La signature électronique avec Enso
Pour les agences d’intérim et les services RH, adopter la solution de signature électronique d’Enso permet de :
- Gagner du temps : plus besoin d’imprimer, d’envoyer les documents par courrier ou de faire signer un avenant en présentiel.
- Gagner de l’argent : exit les frais d’impression, d’envois postaux ou de stockage papier. La signature électronique permet des économies concrètes sur chaque contrat.
- Simplifier et centraliser les démarches administratives.
- Suivre facilement les statuts de signature.
- Sécuriser les données personnelles du salarié ou de l’intérimaire.
- Accélérer les processus de recrutement : ce point est clé pour les secteurs à forte intensité de main d’œuvre.
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Un tableau de bord dédié vous permet de vérifier à tout moment le statut de chaque contrat : envoyé, consulté, signé ou en attente. Des relances automatiques sont prévues pour éviter les oublis et retards de signature.
Tous les documents sont centralisés dans un système d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-020. Ce dispositif garantit la pérennité de l’archivage des contrats, leur sécurité et un accès totalement indépendant pour le salarié comme pour l’employeur.
Chaque partie peut consulter ses documents à tout moment, en toute autonomie et sans intervention extérieure.
