VMS (Vendor Management System) : définition et fonctionnement

Les grandes entreprises font régulièrement appel à des ressources externes pour répondre à leurs besoins : entreprises de travail temporaire, cabinets de conseil, freelances ou autres prestataires. Lorsque le nombre de fournisseurs, de missions et de données à gérer augmente, leur pilotage peut rapidement devenir complexe.

C’est précisément le rôle du VMS ou Vendor Management System : centraliser et faciliter la gestion de ces ressources externes.

Dans le secteur de l’intérim, le VMS occupe notamment une place importante dans les échanges entre les entreprises utilisatrices (EU) et leurs différentes entreprises de travail temporaire (ETT).

Mais concrètement, qu’est-ce qu’un VMS ? Comment fonctionne-t-il ? Quels sont ses avantages et comment s’intègre-t-il aux logiciels utilisés par les agences d’intérim ? Explications.

 

 

Qu’est-ce qu’un VMS ?

 

Un VMS (Vendor Management System) est un logiciel qui permet à une entreprise de centraliser et piloter la gestion de ses fournisseurs de ressources externes. Dans l’intérim, il facilite notamment la gestion des relations entre une entreprise utilisatrice et ses différentes entreprises de travail temporaire (ETT).

L’acronyme VMS peut avoir différentes significations selon le secteur dans lequel il est utilisé. Il peut notamment désigner :

• Vendor Management System, dans les ressources humaines et les achats : un système permettant de gérer et piloter les fournisseurs de ressources externes ;
• Video Management System, dans la vidéosurveillance : un système permettant de centraliser et gérer les flux issus de caméras de surveillance ;
• Vessel Monitoring System, dans le secteur maritime : un système utilisé pour assurer le suivi et la localisation des navires de pêche ;
• VMS™ de DeLaval, dans le secteur agricole : un système de traite automatisée.

Dans le domaine des achats et des RH, le VMS constitue ainsi une interface entre une entreprise et ses différents prestataires. Son objectif est de centraliser dans un même environnement les informations et les processus nécessaires au pilotage de ces ressources externes.

Il peut notamment être utilisé pour gérer le recours à des entreprises de travail temporaire, mais également à des freelances, cabinets de conseil ou autres prestataires externes.

Dans le cas du travail temporaire, le VMS permet à une entreprise utilisatrice de structurer ses relations avec les différentes agences d’intérim auxquelles elle fait appel.

Il permet aussi aux directions achats de structurer leur panel de fournisseurs, de suivre les conditions négociées et de disposer d’une vision consolidée du recours aux ressources externes.

Le VMS se situe ainsi à la croisée des enjeux RH et achats. 

 

À quoi sert un VMS ?

 

Un VMS sert à centraliser la gestion des fournisseurs et des ressources externes au sein d’un même environnement. Il permet notamment de structurer les processus, de suivre l’activité et de faciliter le pilotage des différents prestataires.

Prenons l’exemple d’un grand groupe travaillant avec plusieurs dizaines d’agences d’intérim. Sans outil centralisé, les besoins, commandes, informations et documents peuvent transiter par différents canaux et être traités selon des processus différents.

Le VMS permet au contraire de disposer d’un environnement commun dans lequel l’entreprise peut organiser le recours à ses fournisseurs.

Si le VMS est particulièrement utilisé pour piloter le recours au travail temporaire, son périmètre peut être plus large. Certaines solutions permettent également de gérer d’autres catégories de ressources externes, comme les freelances, les cabinets de conseil, les ESN ou d’autres prestataires de services.

Selon la solution choisie et son périmètre fonctionnel, un VMS peut notamment permettre de :

1. centraliser les besoins en ressources externes ;
2. gérer et référencer les différents fournisseurs ;
3. transmettre les besoins aux prestataires concernés ;
4. suivre les missions et les prestations réalisées ;
5. centraliser certaines informations et certains documents ;
6. suivre les dépenses liées aux ressources externes ;
7. contrôler l’application des accords-cadres et des conditions négociées avec les fournisseurs ;
8. disposer d’indicateurs permettant de piloter l’activité.

Le VMS constitue donc à la fois un outil opérationnel et un outil de pilotage.

 

Comment fonctionne un VMS dans l’intérim ?

 

Dans l’intérim, le VMS centralise les échanges entre l’entreprise utilisatrice et les entreprises de travail temporaire auxquelles elle fait appel. Il permet à l’entreprise de structurer et de piloter le recours à ses différents fournisseurs depuis un environnement commun.

Prenons l’exemple d’une entreprise utilisatrice ayant besoin de personnel supplémentaire sur plusieurs sites.

Elle peut formaliser son besoin depuis son VMS et le transmettre aux agences d’intérim concernées. Les ETT prennent ensuite en charge le traitement de cette demande selon les processus définis avec leur client.

Le VMS devient ainsi un point de convergence entre plusieurs acteurs :

Entreprise utilisatrice → VMS → entreprises de travail temporaire

Les informations issues de ces échanges doivent ensuite pouvoir circuler avec les systèmes d’information utilisés par les différents acteurs.

C’est un enjeu important : l’entreprise utilisatrice et l’agence d’intérim n’utilisent généralement pas les mêmes logiciels. La première peut piloter son recours au travail temporaire depuis son VMS tandis que l’ETT utilise ses propres solutions pour gérer ses candidats, ses contrats, sa paie, ses documents ou encore sa facturation électronique.

L’interopérabilité entre ces différents environnements permet alors de fluidifier les échanges.

 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un VMS ?

 

Un VMS centralise différentes fonctions nécessaires à la gestion des ressources externes. Selon la solution, il peut notamment couvrir la gestion des besoins et des fournisseurs, le suivi des prestations, le contrôle des coûts et le reporting.

Les fonctionnalités proposées varient selon les solutions et les besoins auxquels elles répondent. Plusieurs grandes fonctions se retrouvent néanmoins dans les VMS.

 

Centraliser les besoins

 

Le VMS peut permettre aux différents services ou établissements d’une entreprise de formaliser leurs besoins en ressources externes depuis un environnement commun.

Cette centralisation facilite notamment l’application de processus homogènes à l’échelle de l’organisation.

 

Piloter ses fournisseurs

 

Lorsqu’une entreprise travaille avec de nombreux fournisseurs, le VMS permet de disposer d’une vision centralisée de son panel.

Dans le travail temporaire, l’entreprise utilisatrice peut ainsi organiser et suivre ses relations avec les différentes ETT référencées.

 

Suivre les missions et les prestations

 

Selon les fonctionnalités proposées, le VMS peut également accompagner le suivi des prestations réalisées et centraliser les informations nécessaires à leur gestion.

 

Sécuriser et encadrer le recours aux fournisseurs

 

Le VMS peut contribuer à l’application des règles définies par l’entreprise pour le recours à ses fournisseurs : référencement, accords-cadres, conditions négociées ou documents requis. Dans le travail temporaire, cette centralisation contribue à mieux encadrer des processus soumis à de nombreuses obligations.

 

Contrôler les coûts

 

La centralisation des informations permet aux directions concernées de mieux suivre les dépenses associées aux ressources externes et les conditions appliquées par leurs différents fournisseurs.

 

Piloter l’activité grâce à la donnée

 

Enfin, les données centralisées dans le VMS peuvent alimenter différents indicateurs : volumes, dépenses, recours aux différents fournisseurs, activité par établissement, etc.

Le VMS devient ainsi un outil de pilotage pour les équipes achats, RH et opérationnelles.

 

Quels sont les avantages d’un VMS pour la gestion de l’intérim ?

 

Un VMS permet à une entreprise utilisatrice de centraliser et de mieux piloter son recours au travail temporaire. Il peut notamment améliorer la visibilité sur l’activité, homogénéiser les processus, faciliter le suivi des fournisseurs et limiter certaines tâches manuelles.

Pour une entreprise utilisatrice, plusieurs bénéfices peuvent découler de la mise en place d’un VMS.

Une gestion centralisée : les différents acteurs de l’entreprise disposent d’un environnement commun pour gérer le recours aux fournisseurs de travail temporaire.

Une meilleure visibilité : la centralisation des données facilite le suivi de l’activité et permet de disposer d’indicateurs consolidés.

Une meilleure maîtrise des coûts : l’entreprise peut suivre plus facilement ses dépenses et les conditions appliquées par ses différents fournisseurs.

Des processus plus homogènes : le VMS permet d’encadrer les modalités de recours aux fournisseurs à l’échelle de l’organisation.

Un gain d’efficacité : la digitalisation et l’automatisation de certains échanges peuvent limiter les opérations manuelles et les doubles saisies.

Un meilleur encadrement du recours aux fournisseurs : en centralisant les règles, accords-cadres et informations nécessaires au suivi des prestataires, le VMS facilite l’application des processus définis par l’entreprise.

Ces bénéfices expliquent l’intérêt du VMS pour les grands comptes, qui doivent gérer des volumes importants et coordonner de nombreux fournisseurs.

 

 

Quelles différences entre un VMS, un MSP, un ERP et un ATS ?

 

Le VMS, le MSP, l’ERP et l’ATS répondent à des besoins différents : le VMS pilote les fournisseurs de ressources externes, le MSP correspond à une gestion externalisée, l’ERP gère les processus métier et l’ATS le recrutement. Ces différentes solutions peuvent néanmoins être complémentaires.

 

Solution	Signification	Fonction principale	Utilisateurs principaux
VMS	Vendor Management System	Centraliser et piloter les fournisseurs de ressources externes	Achats, RH, entreprises utilisatrices
MSP	Managed Service Provider	Externaliser la gestion d’un programme de ressources externes	Entreprises utilisatrices
ERP	Enterprise Resource Planning	Centraliser et gérer les processus opérationnels de l’entreprise	Entreprises, ETT
ATS	Applicant Tracking System	Gérer le recrutement et les candidatures	RH, recruteurs, ETT

 

Le VMS est donc une solution technologique permettant de gérer et piloter les fournisseurs de ressources externes.

Le MSP (Managed Service Provider) correspond à un modèle différent : une entreprise confie à un prestataire externe la gestion ou le pilotage de tout ou partie de son programme de ressources externes. Un MSP peut lui-même s’appuyer sur un VMS.

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel de gestion couvrant différents processus de l’entreprise. Dans une agence d’intérim, un ERP métier peut notamment prendre en charge les processus propres à la gestion du travail temporaire.

Enfin, un ATS (Applicant Tracking System) est consacré au recrutement. Il permet notamment de centraliser les candidatures et d’accompagner les recruteurs dans le sourcing, la qualification et le suivi des candidats.

Ces solutions ne sont donc pas nécessairement concurrentes : elles peuvent au contraire être complémentaires et échanger des données entre elles.

 

 

Comment connecter un VMS aux logiciels d’une agence d’intérim ?

 

Un VMS peut être connecté aux logiciels utilisés par une agence d’intérim afin de faciliter la circulation des informations entre l’ETT et son client. Cette interopérabilité permet aux différents acteurs de travailler avec leurs propres outils tout en fluidifiant leurs échanges.

Une ETT possède son propre système d’information pour gérer son activité : ERP métier, solution de recrutement, outils de communication…

De son côté, un grand compte peut imposer ou privilégier l’utilisation de son VMS afin d’harmoniser la gestion de ses différents fournisseurs.

Deux écosystèmes doivent alors communiquer :

Système d’information de l’entreprise utilisatrice ↔ VMS ↔ système d’information de l’ETT

L’enjeu de l’interopérabilité est précisément d’éviter que chaque outil fonctionne en silo. Lorsque les solutions peuvent échanger entre elles, les informations peuvent circuler plus facilement entre l’entreprise utilisatrice et ses fournisseurs.

Pour une agence d’intérim, la compatibilité de ses logiciels avec les VMS utilisés par ses clients constitue donc un critère important dans la digitalisation de ses processus.

 

Quels VMS sont compatibles avec l’ERP Enso ?

 

Les solutions Enso Échanges (Armado) et l’ERP Paie d’Enso sont connectées aux VMS suivants :

• Pixid ;
• DirectSkills ;
• Clic & Staff ;
• Peopulse ;
• Pilott.

Pour une agence d’intérim travaillant avec des grands comptes équipés de ces solutions, cette interopérabilité permet de faire communiquer le VMS du client avec son propre environnement logiciel, et ainsi de fluidifier les échanges entre les différents outils.

 

Comment choisir un VMS ?

 

Le choix d’un VMS dépend du type de ressources externes gérées, du nombre de fournisseurs, des processus internes et de l’écosystème logiciel de l’entreprise. Le périmètre fonctionnel, le reporting et les capacités d’intégration font notamment partie des critères à étudier.

Avant de choisir une solution, plusieurs critères peuvent être étudiés :

1. le périmètre fonctionnel ;
2. l’ergonomie ;
3. les possibilités de reporting ;
4. la capacité à gérer plusieurs fournisseurs et établissements ;
5. l’accompagnement proposé par l’éditeur ;
6. la capacité à gérer les accords-cadres et les règles définies avec les fournisseurs.

Dans le secteur du travail temporaire, un autre point mérite une attention particulière : l’interopérabilité.

Le VMS ne fonctionne pas seul. Il s’insère dans un écosystème comprenant les outils de l’entreprise utilisatrice, mais également ceux de ses fournisseurs.

Vérifier sa capacité à communiquer avec les logiciels utilisés par les ETT peut donc contribuer à fluidifier les processus une fois la solution déployée.

 

 

FAQ : les principales questions sur les VMS

 

Que signifie VMS ?

 

VMS signifie Vendor Management System, que l’on peut traduire par « système de gestion des fournisseurs ». Dans le domaine des achats et des RH, il désigne un logiciel permettant de centraliser et de piloter la gestion de fournisseurs de ressources externes.

 

Qu’est-ce qu’un VMS dans l’intérim ?

 

Dans l’intérim, un VMS est une solution utilisée par une entreprise utilisatrice pour organiser et piloter ses relations avec ses fournisseurs de travail temporaire. Il peut couvrir différentes étapes selon la solution choisie et s’intégrer à l’écosystème logiciel des différents acteurs.

 

À qui s’adresse un VMS ?

 

Les VMS s’adressent notamment aux organisations ayant recours à de nombreux fournisseurs de ressources externes. Dans le travail temporaire, ils sont particulièrement adaptés aux grands comptes devant coordonner plusieurs ETT, établissements ou volumes importants de missions.

 

Quelle est la différence entre un VMS et un MSP ?

 

Le VMS est un logiciel, tandis que le MSP (Managed Service Provider) est un service externalisé de gestion des ressources externes. Les deux peuvent être associés : un MSP peut utiliser un VMS pour piloter le programme dont il assure la gestion.

 

Quelle est la différence entre un VMS et un ATS ?

 

Le VMS est principalement destiné au pilotage des fournisseurs et des ressources externes, tandis que l’ATS est spécialisé dans la gestion du recrutement et des candidatures. Dans l’intérim, ces deux solutions peuvent faire partie d’un même écosystème logiciel.

 

Un VMS peut-il être connecté à un ERP ?

 

Oui, un VMS et un ERP remplissent des fonctions différentes, mais peuvent être interconnectés afin de faciliter la circulation des informations entre les systèmes. Cette interopérabilité est particulièrement importante dans l’intérim, où entreprises utilisatrices et ETT travaillent généralement avec leurs propres outils.

 

Un VMS permet-il de gérer uniquement l’intérim ?

Non. Selon son périmètre fonctionnel, un VMS peut permettre de piloter différentes catégories de ressources externes : travail temporaire, freelances, cabinets de conseil, ESN ou autres prestataires. Les fonctionnalités disponibles varient toutefois selon les solutions.